Kontrola ZUS w zakresie weryfikowania czy działalność gospodarcza jest prowadzona faktycznie, to częsta praktyka. Najczęściej taka kontrola ma miejsce, gdy niedługo po rozpoczęciu wykonywania działalności, przedsiębiorca przechodzi na zwolnienie lekarskie i pobiera zasiłek chorobowy lub macierzyński, ale także w przypadku długookresowego pobierania zasiłków z ubezpieczenia społecznego (np. na przemian zasiłki chorobowy i macierzyński w związku z kolejnymi ciążami). Co więcej, ZUS niekiedy kilkukrotnie kontroluje tych samych przedsiębiorców w związku z pobieraniem kolejnych świadczeń z ubezpieczenia społecznego, czyli kiedy kontrola dotyczy innego okresu niż poprzednio. Coraz częściej zwracają się do mnie Klienci, których ZUS weryfikuje kolejny raz, przeważnie weryfikując czy działalność była prowadzona w trakcie zasiłku macierzyńskiego czy też w okresach w których nie korzystał z zasiłków chorobowych? Najczęściej czynią to w przypadku osób, które pobierały zasiłek w wyższej podstawie niż minimalna. Tak więc kontrola ZUS po okresie korzystania z zasiłku macierzyńskiego lub po okresie dłuższego korzystania ze zwolnień lekarskich to niestety coraz powszechniejsze zjawisko. W dzisiejszym artykule wyjaśnię, w jaki sposób postępować w razie wszczęcia przez ZUS postępowania w przedmiocie ustalenia podlegania ubezpieczeniom społecznym.
I. Czy ZUS ma prawo kontrolować przedsiębiorcę?
Z ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych wynika bezpośrednie uprawnienie dla ZUS do weryfikacji zgłaszania do ubezpieczeń społecznych, a także ustalania uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych oraz ich wypłaty, a także dokonywania rozliczeń z tego tytułu (art. 86 tej ustawy). Zatem, tego rodzaju uprawnień ZUS nie da się podważyć. Trzeba więc udowodnić, iż działalność była/jest faktycznie prowadzona. A jeśli była prowadzona w mniejszym zakresie z uwagi na korzystanie z zasiłku macierzyńskiego, przekonującego to wytłumaczyć.
II. Jakie czynności podejmuje ZUS w ramach kontroli?
ZUS najczęściej przeprowadza postępowanie „korespondencyjnie”, tj. kieruje do przedsiębiorcy wezwanie, w którym prosi o przesłanie do ZUS dokumentów potwierdzających prowadzenie działalności gospodarczej we wskazanym przez ZUS okresie. Jakie dokumenty świadczą o prowadzeniu działalności? Przykładowo, księgi przychodów i rozchodów i inne dokumenty rachunkowe, paragony z kasy fiskalnej, deklaracje przekazywane do US, wystawiane faktury bądź faktury potwierdzające wydatki firmowe (faktury zakupowe i sprzedażowe), zawierane z kontrahentami umowy, posiadane koncesje/zezwolenia. ZUS może również kierować do przedsiębiorcy pytania dotyczące prowadzenia działalności, przykładowo:
- w jaki sposób kontaktuje się Pan/Pani z kontrahentami?
- gdzie świadczy Pan/Pani usługi?
- gdzie zawierane są umowy z kontrahentami?
- czy posiada Pan/Pani kwalifikacje do wykonywania określonego rodzaju działalności?
- w jaki sposób reklamuje Pan/Pani swoją działalność?
Należy pamiętać, że ZUS dąży do tego, aby ustalić, czy faktycznie działalność gospodarcza była prowadzona, a zatem czy istniał tytuł do ubezpieczeń społecznych. Jeśli ZUS poczyni ustalenia, z których wynika, że działalność nie była prowadzona, wyda decyzję stwierdzającą niepodleganie ubezpieczeniom społecznym, co powoduje m.in. przerwę w ubezpieczeniu chorobowym, jeśli przedsiębiorca podlegał mu dobrowolnie. Jeśli przedsiębiorca pobierał zasiłki, ZUS wówczas wyda kolejną decyzję (może to uczynić również w tej samej decyzji), w której zobowiąże przedsiębiorcę do zwrotu pobranych już świadczeń. Z uwagi na daleko idące konsekwencje postępowania ZUS, zalecam nie pozostawiać wezwania ZUS bez odpowiedzi! I oczywiście rekomenduję udzielanie prawdziwych wyjaśnień. Z drugiej strony, jeśli kwestie związane z prowadzeniem działalności nie są zbyt klarowne, należy uważnie przekazywać informacje do ZUS tak, aby nie działać na własną niekorzyść, przykładowo, aby nie wykazać, że prowadzenie działalności nie charakteryzowało się ciągłością czy też rzeczywiście było fikcyjne. Trzeba także pamiętać, że prowadzenie działalności w okresie pobierania zasiłku chorobowego czy świadczenia rehabilitacyjnego jest zabronione, a w razie ustalenia tej okoliczności przez ZUS – powoduje to obowiązek zwrotu pobranych świadczeń. Niejednokrotnie spotkałam się z tym, że w okresie zwolnień lekarskich przedsiębiorca normalnie prowadzi działalność. Dlatego i w tym wypadku należy uważać na to, z jakiego okresu przedkłada się dokumenty.
III. Decyzja ZUS i możliwość odwołania się od decyzji ZUS.
Jeśli ZUS zakończy postępowanie to istnieją dwie możliwości – albo stwierdzi podleganie ubezpieczeniom społecznym albo nie. W pierwszym przypadku należy się cieszyć. W drugim przypadku rekomenduję rozważenie złożenie odwołania w terminie miesiąca od doręczenia decyzji.