Korzystanie ze sprzętu prywatnego do celów służbowych – najważniejsze informacje

Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę potrzebny sprzęt (np. komputer, czy telefon). Czy pracownik wykonując obowiązki służbowe, może jednak korzystać z prywatnego sprzętu? A jeżeli tak, na jakich zasadach?

Przepisy kodeksu pracy dają wprost odpowiedź w zakresie wykorzystywania własnego sprzętu przez pracownika do świadczenia pracy zdalnej. I tak, pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej. Jednak strony mogą ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę, spełniających wymagania określone w rozdziale IV (Maszyny i inne urządzenia techniczne) działu dziesiątego (Bezpieczeństwo i higiena pracy). Warunkiem korzystania z prywatnego sprzętu pracownika jest zatem, aby prywatne urządzenia techniczne i inne narzędzia pracy pracownika wykorzystywane przez niego do pracy zapewniały bezpieczeństwo pracy.

W takim przypadku pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą. Dodatkowo, obowiązek pokrycia przez pracodawcę kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej oraz obowiązek wypłaty ekwiwalentu będzie mógł być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość będzie odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z pracą zdalną.

Oznacza to, że wynikający z Kodeksu pracy ustawowy obowiązek pracodawcy dostarczenia pracownikowi w naturze sprzętu i usług niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej może być zastąpiony obowiązkiem zapłaty stosownej kwoty pieniężnej, jeżeli wynika to z ustalenia stron.

Warto w tym miejscu zwrócić uwagę, że zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Oznacza to, że od ww. kwoty nie zapłaci się podatku dochodowego, ani składek na ubezpieczenia społeczne.

A jak jest w przypadku, gdy pracownik świadczy pracę w miejscu określonym w umowie o pracę (np. w siedzibie pracodawcy)? Czy może świadcząc pracę, korzystać z prywatnego sprzętu? Tutaj Kodeks pracy nie daje wprost odpowiedzi.

Zgodnie z Kodeksem pracy, Regulamin pracy, określając prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników związane z porządkiem w zakładzie pracy, powinien ustalać w szczególności wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały. Na podstawie powyższego – w mojej opinii – możliwość korzystania z własnego sprzętu powinna wynikać już z regulaminu pracy. Pracownik powinien jednak każdorazowo wyrazić na to zgodę i korzystanie z prywatnego sprzętu powinno wynikać z indywidualnej umowy/porozumienia z takim pracownikiem. Pracownika nie można bowiem zmusić do wykorzystywania własnego sprzętu. Nawet jeżeli strony nie zawarły umowy/porozumienia w tym przedmiocie w formie pisemnej, to między stronami dochodzi w sposób dorozumiany do zawarcia umowy/porozumienia o wykorzystywanie własnego sprzętu do zadań służbowych (wykorzystywanie własnego sprzętu do wykonywania obowiązków służbowych odbywa się za wiedzą i zgodą jego pracodawcy).

W mojej ocenie ekwiwalent pieniężny/ryczałt za używanie prywatnego sprzętu przysługuje również pracownikowi, który pracuje w miejscu określonym w umowie o pracę (nie tylko pracownikowi zdalnemu). Brak ekwiwalentu stanowiłby przerzucanie na pracownika kosztów pracy. Takie koszty ponosi bezwzględnie pracodawca, zwłaszcza, że do obowiązków pracodawcy należy dostarczenie pracownikowi sprawnych i bezpiecznych narzędzi pracy. [1] Idąc dalej, strony nie mogą postanowić, że ekwiwalent pieniężny za wykorzystywanie prywatnych narzędzi nie przysługuje pracownikowi, gdyż taka treść porozumienia sprzeciwiałaby się właściwości (naturze) stosunku pracy, a tym samym również ustawie i zasadom współżycia społecznego. Nieważne są postanowienia mające na celu obejście ustawy.

Wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność. Jednocześnie podstawy wymiaru składek nie stanowią ekwiwalenty pieniężne za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, będące własnością pracownika.

Trzeba pamiętać, że korzystanie z narzędzi i materiałów, których nie zapewnił pracodawca, powinno zawsze nastąpić z poszanowaniem i ochroną informacji poufnych, innych tajemnic prawnie chronionych (tajemnice przedsiębiorstwa, dane osobowe) oraz informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Podsumowując, pracodawca nie może narzucić pracownikom obowiązku korzystania w pracy z ich prywatnego sprzętu. Może jednak wprowadzić możliwość korzystania z prywatnego sprzętu przez pracowników. W takim przypadku konieczne jest wypłacenie ekwiwalentu/ryczałtu. Powinno to nastąpić z poszanowaniem i ochroną informacji poufnych, innych tajemnic prawnie chronionych (tajemnice przedsiębiorstwa, dane osobowe) oraz informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Zadzwoń