Pracownik może zwrócić się do pracodawcy, by ten udzielił mu czasu wolnego, czyli zwolnił go z pracy w celu załatwienia spraw osobistych. Taką możliwość daje pracownikowi art.151 §2(1) Kodeksu pracy.
art. 151 § 2(1) Kodeksu pracy
Nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych czas odpracowania zwolnienia od pracy, udzielonego pracownikowi, na jego pisemny wniosek, w celu załatwienia spraw osobistych. Odpracowanie zwolnienia od pracy nie może naruszać prawa pracownika do odpoczynku, o którym mowa w art. 132 i 133.
Odmowa udzielania zgody na prywatne wyjście
Pomimo kodeksowego uprawnienia pracownika do złożenia wniosku o prywatne wyjście w czasie pracy, pracodawca wcale nie musi się na nie zgodzić. Wniosek pracownika nie jest dla pracodawcy wiążący i nie ma tu żadnych wyjątków.
Pracodawca może zakwestionować wniosek w całości lub nie zgodzić się na niego z uwagi na zbyt długi czas nieobecności pracownika czy chociażby problem z odpracowaniem takiego wyjścia.
Powodów odmowy może być dużo i pracownik może ich nie poznać, ponieważ pracodawca nie musi uzasadniać odmowy udzielenia czasu wolnego w celu załatwienia spraw osobistych.
Zapisy określające zasady prywatnych wyjść w zakładzie pracy
Pracodawca może wprowadzić w przepisach wewnątrzzakładowych regulacje dotyczące wnioskowania, udzielania zgody i odpracowywania prywatnych wyjść.
Dodatkowo zapisy te mogą odnosić się do ograniczeń co do udzielania zgody, jak i czasu odpracowania prywatnego wyjścia.
W przepisach wewnątrzzakładowych można wskazać, np.
- osoby upoważnione do udzielania zgody,
- zasady wnioskowania o prywatne wyjście,
- druk wniosku,
- ograniczenia co do konieczności odpracowania prywatnego wyjścia w określonym terminie, np. od następnego dnia skorzystania ze zwolnienia lub tego samego dnia,
- ograniczenia odpracowania do okresu rozliczeniowego czy miesiąca, w którym nastąpiło prywatne wyjście,
- konieczność wskazania osoby, która będzie zastępowała pracownika podczas nieobecności.
Odpracowanie wyjścia prywatnego przez osobę z niepełnosprawnością
Wątpliwości co do stosowania art. 151 § 21 k.p., przez pracowników niepełnosprawnościami, wynika z faktu, że normy czasu pracy tych pracowników zawarte w art. 15 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych mają charakter sztywny i nieprzekraczalny.
Zgodnie ze stanowiskiem Komisji Prawnej Głównego Inspektora Pracy z 28 października 2014 r. „pracownicy niepełnosprawni mają prawo odpracowywać zwolnienie od pracy, o którym mowa w art. 151 § 21 K.p. na takich samych zasadach, jak pozostali pracownicy. Pracownicy niepełnosprawni, o których mowa w art. 15 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych mają prawo do odpracowania czasu zwolnienia udzielonego w celu załatwienia spraw osobistych także w innym dniu, niż dzień, w którym korzystali ze zwolnienia. (…)”.
Zdaniem PIP odpracowanie wyjścia prywatnego nie stanowi naruszenia zakazu pracy w godzinach nadliczbowych, jaki dotyczy pracowników niepełnosprawnych, a odpracowanie prywatnego wyjścia, nie uznaje się za nadgodzinę.
Stanowisko to zostało potwierdzone w miesięczniku Państwowej Inspekcji Pracy „Inspektor Pracy” nr 5 (483) 2023 w artykule „Pracownik z niepełnosprawnością a wyjście prywatne – Odpracowanie wyjścia prywatnego przez pracowników z niepełnosprawnością”.
W internecie można znaleźć odmienne stanowisko resortu pracy. Według niego osoby niepełnosprawne mogą odpracować wyjście prywatne tylko w dniu, w którym skorzystały z takiego zwolnienia.
Odpracowanie wyjścia z wyprzedzeniem
Nie ma przeszkód, aby odpracowanie czasu prywatnego wyjścia nastąpiło przed udzieleniem czasu wolnego. Odpracowanie całego lub części wnioskowanego czasu wolnego może nastąpić przed rozpoczęciem przez pracownika pracy zgodnie z rozkładem. Sposób organizacji pracy wynikający z konieczności odpracowania prywatnego wyjścia nie może spowodować naruszenia prawa pracownika do co najmniej 11-godzinnego odpoczynku.
Forma wniosku o prywatne wyjście
Jaka forma wniosku jest wiążąca?
Wniosek pracownika o udzielenie zwolnienia w celu załatwienia spraw osobistych musi mieć formę pisemną.
Zgodnie z dyspozycją § 6 rozporządzenia z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, pracodawca zobowiązany jest przechowywać wniosek pracownika dotyczący udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych.
Wniosek musi przechowywać w tej części dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, gdzie znajdują się dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy.
Poza wymogiem pisemności przepisy nie wskazują na inne formalne obowiązki leżące po stronie pracownika, jak również na zasady czy warunki udzielania takiego zwolnienia.
Zdaniem Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej (stanowisko MPiPS z dnia 3 października 2013 r.), „poza wymogiem, aby udzielenie zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych nastąpiło na piśmie, przepis ten nie odnosi się i nie reguluje zasad i warunków udzielania tego zwolnienia od pracy, a także zasad i warunków jego odpracowywania. Kwestie te mogą być przedmiotem regulacji wewnątrzzakładowych (…) lub też mogą być ustalane każdorazowo na mocy porozumienia między pracodawcą a pracownikiem (…)”.
Czas pracy a prywatne wyjście
Czas wolny od pracy, który pracownik wykorzystuje na załatwienie spraw osobistych, nie jest wliczany do czasu pracy pracownika. W tym czasie pracownik nie pozostaje w dyspozycji pracodawcy, a wymiar tego zwolnienia obniża obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy.
Czas odpracowania podlega wliczeniu do czasu pracy. Dodatkowo, co jest bardzo istotne, czas ten nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych.
Warto pamiętać, by odpracowanie prywatnego wyjścia nie naruszało prawa do odpoczynku dobowego i tygodniowego oraz nie spowodowało naruszenia 5-dniowego tygodnia pracy.
Pokrywanie prywatnych wyjść urlopem
Urlop wypoczynkowy powinien być wykorzystany w formie czasu wolnego od pracy. Oznacza to, że w jego czasie nie powinna być wykonywana praca. Niedopuszczalna jest sytuacja, w której pracodawca najpierw udziela pracownikowi urlopu wypoczynkowego, a następnie dopuszcza go do pracy w trakcie trwania tego urlopu.
Prywatne wyjścia nie powinny być pokrywane z urlopem wypoczynkowym. (art. 154[2] k.p.). Zgodnie z art.154(2) k.p. zasadą jest udzielanie urlopu na pełne dni pracy. Sprzeczne z przepisami byłoby udzielanie pracownikom urlopu na część dnia pracy – kilka godzin i pokrywanie w ten sposób nieobecności pracownika.
Wyznaczenie zastępstwa na czas nieobecności
Jeżeli polecenie pracodawcy związane jest w wykonywaną pracą i realizacją obowiązków, pracodawca może nakazać pracownikowi wskazanie osoby, która będzie go zastępować podczas jego prywatnego wyjścia. Wykonywanie poleceń jest przejawem kierownictwa charakterystycznego dla stosunku pracy. Pracodawca wskazuje zadania i określa zakres obowiązków pracownika również w zakresie sposobu ich wykonywania.